Hausverwaltung

Aufstellen eines Wirtschaftsplanes je Wirtschaftsjahr einschl. Ausweis der Verteilung je Kosten- /Einnahmeart, in Form von Gesamt- und Einzelwirtschaftsplänen gem. § 28 WEG je Sonder- / Teileigentum.

Jahresabrechnung

Erstellen einer jährlichen Abrechnung über die tatsächlichen Einnahmen und Ausgaben im Vertragszeitraum als Gesamt- und Einzelabrechnung je Sonder-/ Teileigentum.

Einsicht in Unterlagen der Abrechnung

Sämtliche Unterlagen und Belege stehen allen Miteigentümern zur Einsichtnahme während der Geschäftszeiten – nach vorheriger Terminvereinbarung – im Büro der Verwalterin zur Verfügung.

Eigentümerversammlung

Durchführung einer Eigentümerversammlung mit den dazu notwendigen Vorbereitungsarbeiten zu einem zumutbaren Zeitpunkt.

Vorsitz und Niederschrift

Sofern die Versammlung nichts anderes beschließt, führt die Verwalterin den Vorsitz in der Eigentümerversammlung und fertigt eine ordnungsgemäße Niederschrift der Beschlüsse sowie der Beschlusssammlung an.

Die Verwalterin sorgt für die Durchführung der beschlossenen Haus- / Nutzungsordnungen. Schriftlich gemeldete Verstöße gegen die Haus- / Nutzungsordnungen mahnt die Verwalterin bei den für die Störung verantwortlichen Eigentümern schriftlich unter Angabe des Namens des Beschwerdeführers ab.

Führen der auf den Namen der Eigentümergemeinschaft lautenden Bankkonten (Giro- und Anlagenkonten etc.), getrennt von ihrem Vermögen zu halten, Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder bei einer deutschen Bank oder Sparkasse nach Wahl der Verwalterin und des Verwaltungsbeirats. Sie ist berechtigt, eigene Auslagen sowie ihre Vergütung für die Verwaltertätigkeit bei Fälligkeit zu entnehmen.

Rechnerische Prüfung aller Kauf-, Lieferanten-, Dienstleistungs- und Reparaturrechnungen, Hauswart- und Münzkassen.

Einrichten einer übersichtlichen, kaufmännischen ordnungsgemäß geführten Buchhaltung im Vertragszeitraum, getrennt für jede Eigentümergemeinschaft.

Insbesondere:

•     Führen und Abrechnen von Hausgeldkonten je Sonder- / Teileigentum
•     Einnahmekonten für Erträge
•     Ausgabekonten je Kostenart (ohne Ausweis der Mehrwertsteuer)
•     Rücklagekonten einschließlich Anlage der Mittel
•     Konten für Mitarbeiter der Gemeinschaft (ohne Steuerberatungsleistungen)
•     Verrechnungskonten für Versicherungsschäden am gemeinschaftlichen Eigentum bis zur Erstattung der verauslagten Beträge
•     Buchen der Bankbewegungen für die Hausgeld-zahlungen und Abrechnungsergebnisse
•     Überwachen der pünktlichen Hausgeldzahlung
•     Veranlassen der jährlichen Ablesung des Wärmeverbrauchs, Melden der Gesamtheizkosten an das von der Gemeinschaft beauftragte Serviceunternehmen, Einbuchen der von diesem Unternehmen errechneten Einzelkosten je Sonder- / Teileigentum in die Einzeljahresabrechnung.

Anwesenheit vor Ort

Zur Werterhaltung und um entstehende Schäden frühzeitig zu erkennen, werden technische Überprüfungen des Gemeinschaftseigentums durch jährliche Begehung der Wohnanlage neben Zwischenprüfungen und Ortsterminen durchgeführt. Sofern aus technischen Gründen weitere Begehungen erforderlich sind, werden diese ebenfalls mit dem Verwaltungsbeirat wahrgenommen.

Sonderfachleute

Soweit notwendig, Beiziehen von Sonderfachleuten auf Kosten der Gemeinschaft, sofern ein Beschluss dafür vorliegt oder ggfs. nach Absprache mit dem Verwaltungsbeirat.

Empfehlung
Empfehlungen bei der Auswahl der technischen Lösungen, Mitwirken bei den Preisverhandlungen und Vergabe von Aufträgen für das Gemeinschaftseigentum.

Klärung
Klärung der Zuständigkeiten bei Schäden am Sonder- / Gemeinschaftseigentum.

Schadensminderung
Empfehlungen an die Wohnungseigentümer zur Schadensminderung und -beseitigung.

Aufträge
Erteilen der Aufträge im Namen und für Rechnung der Eigentümergemeinschaft als Geschäft der laufenden Verwaltung.

Veranlassung
Veranlassen von Reparaturen soweit diese im Rahmen ordnungsgemäßer Verwaltung erforderlich sind.

Terminüberwachung bei Angeboten, Aufträgen, Ausführungen, Schlussrechnungen. Andernfalls erfolgt die Abmahnung des Leistungsrückständigen.

• Veranlassen nach § 27, Abs. 1 Ziffer 3 WEG von Sofortmaßnahmen in dringenden Fällen wie Rohrbruch-, Brand-, Sturmschäden.
• Versicherungsschäden: Schadensmeldung an die Versicherung bei versicherten Schäden am Gemeinschaftseigentum.

Veranlassen der Prüfung und Wartung von Sicherheitseinrichtungen durch Handwerker, Sachverständige und durch den Technischen Überwachungsverein (TÜV) z. B.

• der Heizung
• den Blitzschutzanlagen (Hauptprüfungen, Reparaturen nach Dachsanierungen sofern vorhanden)
•  den Brandschutzeinrichtungen einschl. Feuerwehrzufahrten und Fluchtwegen, Funktions- und Druckprüfungen der Feuerlöscher, Löschwassersteigleitungen, Brandschutztüren, Rauchabzugklappen in den Treppenhäusern (sofern vorhanden) etc.

Terminvereinbarungen und Abrechnung mit den Beteiligten

Telefon- und Schriftverkehr mit den Wohnungseigentümern, Behörden, Handwerkern und Dritten, für gemeinschaftliche Belange.

Sachliche und rechnerische Prüfung sowie Abwicklung aller Zahlungen

Erstellen eines jährlichen Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes sowie der Hausgeldabrechnung

Organisation und Durchführung der jährlichen Eigentümerversammlung

Auswählen und Überprüfen geeigneter Versicherungen, Bearbeiten von Schadensfällen

Verwalten der gemeinschaftlichen Gelder und Rücklagen

Einziehen und Überwachen der Hausgeldzahlungen sowie zeitnahes Mahnen offener Hausgelder